حساب آموز آموزش کاربردی حسابداری                                                                                                       
جستجو
بخش کاربری  
خبرنامه
 
دانلود رایگان
فقط چند ثانیه تا دانلود فاصله دارید! کافی است آدرس ایمیلتان را وارد کنید و روی دکمه دانلود کلیک کنید
 
×
 
لوگو اعتماد سایت
محصولات پربازدید
مقالات ویژه پربازدید
مقالات عمومی پربازدید

روش های ثبت و محاسبه ساعات کارکرد پرسنل

برای محاسبه حقوق و مزایای ماهانه پرسنل، ابتدا باید ساعات کارکرد پرسنل یا اصطلاحا ساعات تردد آنان مشخص شود. انجام این کار و محاسبه ساعت کارکرد پرسنل به دو روش دستی و مکانیزه امکانپذیر است که هر یک دارای مزایا و معایب خاصی می باشد:

 

الف- روش دستی:

در این روش ساعات ورود و خروج افراد در دفتری که برای ثبت ساعات ورود و خروج افراد طراحی شده و "دفتر حضور و غیاب" نامیده می شود به صورت دستی و معمولا توسط خود اشخاص ثبت شده و امضا می گردد. سپس در پایان ماه و یا در زمان های مورد نیاز ساعات کار افراد به صورت دستی از دفتر حضور و غیاب استخراج شده و جهت محاسبه حقوق استفاده می شود.

لازم به ذکر است محاسبه ساعات تاخیر و تعجیل یا اضافه کار و مواردی از این قبیل باید بر اساس آئین نامه های شرکت و قوانین کار انجام گیرد.

 

مزایا و معایب استفاده از این روش به شرح زیر می باشد:

مزایای روش دستی ثبت کارکرد پرسنل:

1-    به محض خرید دفتر حضور و غیاب و اعلام موضوع به پرسنل جهت ثبت ساعات ورود و خروج می توان از آن استفاده نمود.

2-    روش محاسبه ساعات کارکرد به صورت دستی برای شرکت های کوچک با تعداد پرسنل کم مناسب می باشد و هزینه کمی دارد (هزینه خرید دفتر حضور و غیاب)

 

معایب روش دستی ثبت کارکرد پرسنل:

1-    احتمال بروز اشتباه در محاسبات ساعات کارکرد

2-    نیاز به زمان زیاد جهت استخراج ساعات کارکرد پرسنل

3-    احتمال اعمال سلیقه شخصی در محاسبات کارکرد و تاخیر و تعجیل و اضافه کار و ...

4-    احتمال عدم ثبت ساعات واقعی ورود و خروج توسط پرسنل (برای حل این مورد می توان شخصی را به عنوان مسئول ثبت ورود و خروج همکاران تعیین نمود).

5-    کاغد بازی زیاد برای دریافت مرخصی و ماموریت و ...

 

ب- روش مکانیزه:

 در این روش، ثبت ورود و خروج پرسنل توسط دستگاه هایی که به این منظور طراحی و معمولا در ورودی شرکت و در محل قابل دید پرسنل نصب شده، ثبت می گردد. به این دستگاه ها "سیستم حضور و غیاب" یا "سیستم کنترل تردد" گفته می شود.

 

این دستگاه ها دارای انواع گوناگونی می باشند که در برخی از آنها ثبت ورود و خروج افراد با قراردادن کارت تردد بر روی سنسور دستگاه و در برخی دیگر هم از طریق لمس سنسور تشخیص اثر انگشت و یا شناسایی چهره افراد زمان ورود یا خروج ثبت می گردد.

 

برای تهیه گزارش تردد پرسنل در این روش باید ساعات مجاز ورود و خروج، میزان مجاز تاخیر و تعجیل و ... مطابق آئین نامه و قوانین شرکت در دستگاه تردد تعریف شود.

 اطلاعات ثبت شده در سیستم تردد باید جهت استفاده استخراج شده و برای انجام محاسبات حقوق و دستمزد در اختیار مسئول مربوطه قرار گیرد به همین منظور این سیستم ها به یک کامپیوتر متصل می شوند و می توان اطلاعات آن ها را در کامپیوتر مشاهده نمود.

 

برخی از نرم افزارهای حقوق و دستمزد قابلیت اتصال مستقیم به دستگاه های حضور و غیاب و دریافت اطلاعات از آن را دارند. در این حالت محاسبات کارکرد به نرم افزار حقوق و دستمزد منتقل می شود و در آن جا مبنای محاسبه حقوق و دستمزد قرار می گیرد.

 

مواردی که باید در سیستم ورود و خروج مد نظر قرار گیرد عبارتند از:

1-      ساعات ورود و خروج و کسر کار و اضافه کار باید مطابق آیین نامه داخلی شرکت در دستگاه حضور و غیاب تعریف شود.

2-      جرائم تاخیر مشخص شود.

3-      روزهای تعطیل و غیر تعطیل در نرم افزار تعریف و مشخص شود.

 

این روش هم دارای مزایا و معایب متفاوتی می باشد که در زیر به ذکر برخی از این موارد می پردازیم:

 

مزایای روش ثبت مکانیزه ساعات ورود و خروج:

1-    کاهش اشتباه در محاسبات ساعات کارکرد

2-    استخراج ساعات کارکرد پرسنل در کمترین زمان

3-    امکان دریافت انواع گزارشات از سیستم ورود و خروج بر اساس تاریخ، ساعت، شخص خاص و ... (این موارد ممکن است جز امکانات برخی از نرم افزار ها نباشد)

4-    امکان ثبت و تعریف انواع رویدادها از قبیل مرخصی ساعتی، ماموریت، مرخصی استعلاجی و ... در نرم افزار

5-    امکان اتصال مستقیم نرم افزار به سیستم حقوق و دستمزد (این کار به شرط وجود امکان ارتباط بین نرم افزار حقوق و دستمزد و نرم افزار ساعات ورود و خروج امکان پذیر است)

6-     کاهش دخالت انسانی در محاسبات (به شرط تعریف دقیق ساعات قانونی کار و تردد و ... مطابق آئین نامه های شرکت و قانون کار و ...)

7-    امکان ایجاد کنترل دقیق بر ورود و خروج افراد و استفاده از کارت های تردد عکس دار به عنوان کارت شناسایی جهت ورود به شرکت

8-    کاهش بازی با استفاده از امکانات ثبت اطلاعات مرخصی و ماموریت و ...

 

معایب استفاده از سیستم مکانیزه ثبت ساعات ورود و خروج پرسنل:

1-    این روش نسبت به روش دستی هزینه بالایی دارد و باید تجهیزات آن خریداری و نصب شود

2-    معمولا زمان زیادی صرف انتخاب، خرید، نصب، راه اندازی تجهیزات و آموزش پرسنل می شود

3-    در صورت قطع برق و نبود امکانات برق اضطراری، سیستم قابل استفاده نمی باشد (این مورد در موارد بسیار نادری اتفاق می افتد)

4-    احتمال بروز مشکل نرم افزاری و سخت افزاری که گاهی استفاده از سیستم را  با مشکل مواجه می کند.

5-    عدم پاسخگویی مناسب و پشتیبانی ضعیف شرکت فروشنده تجهیزات تردد در برخی اوقات

6-     احتمال ثبت ساعات ورود و خروج اشخاص توسط سایر همکاران در سیستم هایی که با کارت کار می کنند (در شرکت های بزرگ این مشکل با قراردادن کارت های تردد در واحد نگهبانی و ثبت ساعات ورود و خروج توسط نگهبانی تا حدود زیادی حل می شود)

 

 

متن کامل قانون کار را می توانید از لینک زیر به صورت رایگان دریافت کنید:

http://www.hesabamooz.com/showarchive.aspx?code=5

 

1394/10/10

 

 

تعداد بازدید :  2221


نظرات

علیرضا
۱۳۹۵/۹/۱۷
با سلام و ممنون از مطالب مفیدتون میشه در مورد حسابداری در شهرداری ها هم مطلبی به ایمیل من ارسال کنید؟؟ممنون میشم
حساب آموز: با سلام و سپاس از پیام شما.دوست عزیز ما مطالب آموزشی را در سایت ارائه می کنیم و از طریق ایمیل انتشار مقاله را به اعضای سایت اطلاع می دهیم. متاسفانه در حال حاضر امکان ارسال مقاله وجود ندارد.در صورت عضویت در سایت می توانید از آخرین مقالات منتشر شده در سایت مطلع شوید. موفق باشید

mona
۱۳۹۵/۷/۱۰
سلام. خدا قوت . میشه لطفا نحوه محاسبه حقوق بر اساس ساعات کاری و اضافه کاری رو توضیح بدید و مثال بزنید؟ ممنون
حساب آموز: با سلام. در مطالب بعدی موضوع درخواستی شما ارائه می شود.موفق باشید

رضا توسلی
۱۳۹۵/۳/۱۳
سلام واقعا مزایا و معایب دستگاه رو به طور کامل فهمیدم
حساب آموز: سلام. ممنون از اینکه نظر خود را اعلام کردید و خوشحالیم که مقاله برای شما مفید بوده است.